Inleiding
Deze procesbeschrijving bevat de spelregels voor bedrijven uit de bouw- en installatiesector die elektronische berichten willen uitwisselen voor het afhandelen van retourstromen binnen DICO005. Het document beschrijft de gegevensuitwisseling tussen systemen bij het indienen, beoordelen en afhandelen van retouraanvragen.
Binnen dit proces zijn een ReturnOrder en een ReturnResponse noodzakelijk. De ReturnResponse bevestigt of een retouraanvraag volledig, gedeeltelijk of geheel is geweigerd en geeft daarmee aan de aanvrager over welke artikelen retour mogen. De Response bevat altijd een status op kopniveau en kan optioneel detailstatussen per regel bevatten. De uiteindelijke fysieke controle van de retouren gebeurt voor de definitieve beslissing en bepaalt de definitieve creditering.
Proces transactieberichten Retour
Binnen het retourproces kunnen gegevens met betrekking tot retouraanvragen, beoordeling, logistieke retourzendingen en financiële afhandeling worden uitgewisseld. De transactieberichten die daarbij worden gebruikt zijn:
ReturnOrder: retouraanvraag van afnemer aan leverancier;
ReturnResponse: inhoudelijke terugkoppeling van leverancier op retouraanvraag;
DespatchAdvice: logistieke aankondiging van de feitelijke retourzending (ophalen/inleveren);
Invoice: financiële afhandeling (creditnota en eventuele kosten).
De afnemer start het proces door het versturen van een ReturnOrder. De leverancier reageert met een ReturnResponse. Daarna kunnen DespatchAdvice en Invoice volgen als logistieke en financiële afwikkeling.
Figuur: Procesoverzicht van de retourtransacties met de betrokken ketenpartijen en hun rollen.
ReturnRollen ketenpartijen
Binnen het retourproces worden de volgende rollen onderscheiden:
| Ketenpartij | Rol | Activiteiten |
|---|---|---|
| Installateur/Aannemer/Klant | Afnemer | Retour initiëren, ReturnOrder versturen, ReturnResponse verwerken |
| Groothandel/Fabrikant | Leverancier | Retouraanvraag beoordelen, ReturnResponse versturen, logistiek en financieel vervolg initiëren |
Samenhang berichten en algemene spelregels
Relatie tussen ReturnOrder, ReturnResponse, DespatchAdvice en Invoice
Binnen dit proces gelden de volgende algemene spelregels:
Als er in dit document gesproken wordt over een ReturnOrder of een ReturnResponse betekend dit dat op de Order of de OrderResponse de ReturnOrderUDE of de ReturnResponseUDE van toepassing is, de combinatie van die twee delen leidt tot een ReturnOrder of een ReturnResponse.
Eén ReturnOrder leidt tot één of meerdere ReturnResponse(s);
Eén ReturnResponse verwijst altijd naar maximaal één ReturnOrder;
Een ReturnResponse bevat altijd een status op kopniveau;
Een ReturnResponse kan optioneel statusinformatie per retourregel bevatten;
Een retourproces kan meerdere iteraties kennen;
Een ReturnOrder krijgt altijd op kopniveau eindbeoordeling, waarbij de leverancier per retourregel een inhoudelijke beoordeling uitvoert;
Indien één of meerdere retourregels niet valide zijn, leidt dit automatisch tot afwijzing van de gehele ReturnOrder;
De ReturnResponse bevat altijd een status op kopniveau en kan optioneel per retourregel een beschrijving bevatten waarin ook een reden van afwijzen kan worden meegegeven;
Alleen de retourregels met status '4': "geaccepteerd" komen in aanmerking voor verdere logistieke en financiële afhandeling;
Afgewezen regels worden voorzien van een reden van afwijzing, zodat de afnemer deze kan corrigeren, het gehele bericht krijgt dan de status 'NOT_ACCEPTED'. Op basis van de gegeven informatie kan de afnemer het ReturnOrder opnieuw indienen.
Eén goedgekeurde ReturnOrder kan leiden tot één of meerdere DespatchAdvice-berichten, afhankelijk van het aantal retourzendingen;
Definitieve financiële afhandeling vindt plaats via Invoice na fysieke controle;
Een creditfactuur wordt binnen DICO gedefineerd door een normale factuur met een negatief eind saldo. Dit is te bereiken door de NumberOfInvoicingUnits als negatief getal op te geven.
Regels over referenties (traceerbaarheid)
Om matching tussen systemen mogelijk te maken zijn consistente referenties verplicht.
Kopniveau referenties
ReturnOrder bevat een uniek ReturnOrdernummer (OrderNumber);
ReturnResponse bevat een uniek responsenummer en verwijst met BuyersReturnOrderNumber naar de ReturnOrder;
DespatchAdvice verwijst naar ReturnOrder en/of ReturnResponse voor logistieke traceerbaarheid;
Invoice verwijst naar oorspronkelijke factuur én retourreferenties.
<UserDefinedExtension
xmlns:return="https://ontology.ketenstandaard.nl/DICO/UDE/Return/v1"
xsi:schemaLocation="https://ontology.ketenstandaard.nl/DICO/UDE/Return/v1 returnUDE.xsd">
<return:References>
<return:BuyersOrderNumber>YT-1300 492727ZED</return:BuyersOrderNumber>
<return:SuppliersOrderNumber>120703</return:SuppliersOrderNumber>
<return:OrderResponseNumber>ORN22222</return:OrderResponseNumber>
<return:SuppliersReturnOrderNumber>120703</return:SuppliersReturnOrderNumber>
<return:DespatchAdviceNumber>DAN33333</return:DespatchAdviceNumber>
<return:InvoiceNumber>FA5476781</return:InvoiceNumber>
</return:References>
</UserDefinedExtension>
Regelniveau referenties
Op regelniveau wordt het OrderLineIdentification gebruikt als referentie tussen ReturnOrder en ReturnResponse. Deze komt vervolgens terug ReturnOrderLineIdentification op de ReturnResponse, DespatchAdvice en Invoice;
Er kan naar eerdere berichten worden gerefereerd via de LineIdentification van de originele Order, DespatchAdvice en Invoice;
<UserDefinedExtension
xmlns:return="https://ontology.ketenstandaard.nl/DICO/UDE/Return/v1"
xsi:schemaLocation="https://ontology.ketenstandaard.nl/DICO/UDE/Return/v1 ReturnUDE.xsd">
<return:ReturnOrderLine>
<return:OrderLineIdentification>0001</return:OrderLineIdentification>
<return:DespatchAdviceLineIdentification>0001</return:DespatchAdviceLineIdentification>
<return:InvoiceLineIdentification>1</return:InvoiceLineIdentification>
</return:ReturnOrderLine>
</UserDefinedExtension>
- Status per regel kan afwijkingen aangeven zoals acceptatie of afkeur.
<return:ReturnStatus>
<return:StatusCode>41</return:StatusCode>
<return:StatusDescription>
<return:Description>REQUESTED</return:Description>
<return:LanguageCode>en</return:LanguageCode>
</return:StatusDescription>
<return:ReasonCode>3</return:ReasonCode>
<return:ReasonDescription>
<return:Description>Gescheurde verpakking</return:Description>
<return:LanguageCode>nl</return:LanguageCode>
</return:ReasonDescription>
</return:ReturnStatus>
Rekenregels
De reguliere rekenregels vanuit SALES005 blijven gelden. De Charges vanuit de extensie dienen als een reguliere charge in de berekeningen meegenomen te worden. Indien er al een Charge structuur aanwezig is in het bericht (bijvoorbeeld in de factuur), dient deze gebruikt te worden.
</return:ReturnOrderResponseLine>
<return:Charge>
<return:ChargeTypeCode>ADR</return:ChargeTypeCode>
<return:ChargeAmount>3.1</return:ChargeAmount>
<return:MultiLanguageChargeDescription>
<return:Description>Retourkosten</return:Description>
<return:LanguageCode>nl</return:LanguageCode>
</return:MultiLanguageChargeDescription>
<return:VATInformation>
<return:VATRate>S</return:VATRate>
<return:VATPercentage>21</return:VATPercentage>
</return:VATInformation>
</return:Charge>
</return:ReturnOrderResponseLine>
Processtappen voor uitwisseling retourgegevens
Inventarisatie retourartikelen
De afnemer constateert dat materialen retour moeten.
De afnemer selecteert per artikel:
a. Artikelnummer (bij voorkeur GTIN);
b. Aantal te retourneren items;
c. Reden van retour (code + omschrijving).
De afnemer zoekt bijbehorende referenties naar oorspronkelijke levering:
a. Ordernummer + regel;
b. Pakbonnummer + regel;
c. Factuurnummer + regel.
Spelregel: referenties naar originele levering zijn noodzakelijk voor validatie door leverancier.
Opstellen en verzenden ReturnOrder
De afnemer stelt een ReturnOrder op met transactiespecifieke gegevens.
a. Hierbij kan aangegeven worden of de goederen moeten worden opgehaald of dat ze worden afgeleverd bij de leverancier.
De afnemer verzendt de ReturnOrder naar de leverancier.
Spelregel: het ReturnOrdernummer moet uniek zijn. Voor een iteratie op de retour order kan hetzelfde ReturnOrdernummer gebruikt worden, laatst verzonden ReturnOrder is daarmee leidend. Doormiddel van OrderDate en OrderTime kan worden vastgesteld welke de laatste en daarmee leidende bericht is.
Ontvangst en validatie ReturnOrder
De leverancier ontvangt de ReturnOrder en voert technische en administratieve controles uit:
De leverancier beoordeelt de retouraanvraag per regel:
a. Past de reden binnen contractuele afspraken?
b. Valt het onder garantie?
c. Etc.
Beslispunt:
- Bij fouten wordt de ReturnOrder geweigerd met ReturnResponse status '27': "REJECTED".
Spelregel: leverancier valideert bij afkeur altijd alle regels zodat afnemers correcties kan doen.
Beslismoment: fysieke controle kan vereist zijn voordat definitieve acceptatie mogelijk is. Dit naar gelang de retourvoorwaarden zoals tussen partijen afgesproken.
Zie voorbeeld bericht: ReturnOrder
Opstellen en verzending ReturnResponse
De leverancier stelt een ReturnResponse op.
a. Hierbij wordt bevestigd of de goederen worden opgehaald of dat ze worden afgeleverd bij de leverancier;
b. Hij communiceert eventuele bijkomende kosten voor het retour
Spelregels:
Response geeft indirecte feedback; definitieve creditering volgt pas na fysieke controle;
Er wordt altijd op alle regels een reactie gegeven.
Zie voorbeeld bericht: ReturnResponse
Logistieke afhandeling en DespatchAdvice
Voor geaccepteerde retourregels plant leverancier:
a. Ophalen bij afnemer;
b. Of inleveren bij vestiging;
Leverancier kan een DespatchAdvice versturen als aankondiging van het ophalen van de retourzending. Als de afnemer zelf de goederen brengt zal er geen DespatchAdvice verstuurd worden.
Spelregel: DespatchAdvice bevat refereert aan de ReturnResponse via het veld 'OrderResponseNumber' zodat goederenstroom matcht met retouraanvraag. Via de ReturnResponse kan de match naar de order gelegd worden.
Zie voorbeeld bericht: DespatchAdvice
Financiële afhandeling via Invoice
Na ontvangst en fysieke controle bepaalt leverancier:
a. Definitieve creditbedragen;
b. Eventuele schadekosten;
c. Eventuele afkeur.
Optioneel stuurt men nog een ReturnResponse om te communiceren wat de eventuele bevindingen zijn na inspectie.
Leverancier verstuurt een Invoice (creditfactuur of kostenfactuur) naar afnemer.
Spelregel: INVOICE verwijst naar:
Oorspronkelijke factuur;
ReturnOrder/ReturnResponse;
Eventuele DespatchAdvice.
Zie voorbeeld bericht : Invoice
Uitzonderingen en bijzondere situaties
- Garantie-retouren vereisen aanvullende velden (bijvoorbeeld: serienummer, type toestel);
<return:ReturnWarrantyInformation>
<return:SerialNumber>6</return:SerialNumber>
<return:DeliveryDate>2026-03-24</return:DeliveryDate>
<return:Brand>
<return:Description>6</return:Description>
<return:LanguageCode>nl</return:LanguageCode>
</return:Brand>
<return:ProductModel>
<return:Description>1</return:Description>
<return:LanguageCode>nl</return:LanguageCode>
</return:ProductModel>
<return:ProductVariation>
<return:Description>a</return:Description>
<return:LanguageCode>nl</return:LanguageCode>
</return:ProductVariation>
</return:ReturnWarrantyInformation>
Backhauling kan retour combineren met levering en beïnvloedt planning en kosten;
Bij gedeeltelijke afkeur moet ReturnOrder opnieuw worden ingediend, bijvoorbeeld vanwege minimale retourwaarde;
Indien slechts één regel niet valide is, wordt de gehele ReturnOrder geweigerd. Dit betekend dat de afnemer deze zelf moet controleren, corrigeren en opnieuw indienen.
Als bij fysieke controle blijkt dat een retour toch afgekeurd wordt, dient dit buiten DICO om gecommuniceerd en afgehandeld te worden. Dit valt niet binnen scope van DICO.
Proces: Backhauling binnen het retourproces
Backhauling is een logistiek scenario waarbij retourmaterialen worden meegenomen op een bestaande transportbeweging van de leverancier, bijvoorbeeld in combinatie met een reguliere levering.
Uitgangspunten:
Backhauling is alleen van toepassing op retourregels die inhoudelijk zijn geaccepteerd.
Backhauling is geen zelfstandig proces, maar een variant op de logistieke uitvoering van een retour.
Startmoment backhauling
Backhauling wordt van toepassing nadat:
een retouraanvraag is ingediend;
een ReturnResponse is ontvangen waarin één of meerdere retourregels zijn geaccepteerd;
leverancier en afnemer hebben vastgesteld dat retourname kan plaatsvinden via een bestaande route.
Spelregels:
Backhauling kan pas plaatsvinden na inhoudelijke beoordeling van de retouraanvraag;
Afgewezen retourregels worden niet meegenomen in het backhauling-proces;
De beslissing om backhauling toe te passen ligt bij de leverancier, eventueel in overleg met de afnemer;
De fysieke controle in het distributiecentrum blijft leidend voor de uiteindelijke beoordeling;
Afwijkingen die tijdens de fysieke controle worden geconstateerd kunnen invloed hebben op de verdere financiële afhandeling.
Relatie met financiële en logistieke vervolgstappen
- Na ontvangst en fysieke controle wordt het retourproces vervolgd via de reguliere financiële afhandeling.
Spelregels:
- Financiële afhandeling vindt plaats na fysieke controle, ongeacht de gekozen logistieke variant.