Verzendbericht (pakbon)
Versie: Procesbeschrijving SALES005 v1.0
In het leveringsproces gelden de volgende algemene spelregels:
- Een zending is een hoeveelheid goederen in één transportmiddel, die op één moment op één afleveradres door een transportmiddel wordt afgeleverd;
- De partijen in de berichten zijn gelijk: de afnemer in het orderbericht is dezelfde afnemer als in het verzendbericht;
- GTIN’s (artikelen) op de pakbon komen overeen met de laatst verstuurde orderbevestiging;
- De eenheid van het artikel in het verzendbericht moet gelijk zijn aan de eenheid die is besteld of bevestigd. Bijvoorbeeld: indien dozen zijn besteld, dan moeten in het verzendbericht ook dozen worden vermeld (en geen losse artikelen);
- U verstuurt per zending één verzendbericht. Uitzondering op deze regel is de situatie waarbij de zending niet in één transportmiddel past. In dat geval verzendt u aparte verzendberichten per transportmiddel;
- U verstuurt per zending een verzendbericht, ook als u meerdere zendingen voor dezelfde bestemming uitlevert;
- U verstuurt het verzendbericht nadat de deuren van het transportmiddel gesloten zijn, zodat de gegevens in het verzendbericht overeenkomen met de fysiek geladen goederen;
- Als de zending plaatsvindt naar aanleiding van een order, moet u het ordernummer opnemen in het verzendbericht;
- De afnemer en leverancier óf zender en ontvanger moeten als paar verplicht worden ingevuld in het verzendbericht;
- Het nummer van de papieren pakbon en het verzendberichtnummer moeten identiek zijn;
- U vermeldt het afleveradres in het verzendbericht. Alleen in geval van backhauling is dit niet van toepassing (wel een eventueel afhaaladres);
- U vermeldt de primaire en secundaire ladingdragers in het verzendbericht. Indien er statiegeld op de ladingdragers zit, vermeldt u deze ladingdragers ook als artikelregels in het verzendbericht om matching met de factuur mogelijk te maken.
Meerdere orders in één zending
Het komt voor dat meerdere orders voor dezelfde afnemer in dezelfde zending worden geleverd. In dit geval geldt:
- Voor elke order verstuurt u een verzendbericht;
- Indien goederen uit meerdere orders op één ladingdrager staan, geldt bovenstaande regel ook. De ladingdrager zelf moet u dan in één van deze verzendberichten opnemen om dubbeltelling te voorkomen.
Noodprocedure
Bilateraal moeten zender en ontvanger van de goederen afspraken maken over een noodprocedure in het geval dat het verzendbericht niet (tijdig) beschikbaar is. Als het verzendbericht niet beschikbaar is op het moment van de ontvangst van de goederen, moet de ontvangende partij het nummer van de pakbon in zijn ontvangstsysteem registreren zodat factuur-matching mogelijk is. Op deze manier kunt u in ieder geval de zending in ontvangst nemen.
Spelregels voor afleverdatum en –tijd
- U moet een afleverdatum/tijd op het afleveradres weergeven als hierover geen vaste afspraken gemaakt zijn met uw handelspartners. U kunt daarbij kiezen voor:
- Geplande leverdatum/-tijd;
- Vroegste én laatste leverdatum/-tijd (bloktijd). Door deze combinatie wordt levering in een bepaald tijdvenster aangegeven.
Welke structuur kiest u?
Het verzendbericht biedt de mogelijkheid om gedetailleerde informatie over een zending naar de ontvanger van de zending te sturen. Deze gedetailleerde informatie bestaat uit:
- Informatie over de artikelen die geleverd worden (en die besteld zijn door de afnemer) en;
- Uit logistieke informatie: op welke ladingdrager deze artikelen worden geleverd.
Er zijn twee manieren om deze informatie in het verzendbericht op te nemen. U kunt kiezen uit de volgende mogelijkheden:
- EANNL 1: alleen artikelinformatie;
- EANNL 4: artikel- en ladingdrager informatie gespecificeerd op een SSCC per verzendeenheid.
Als u traceability en logistieke processen optimaal wilt ondersteunen is, kunt u het beste kiezen voor de optie SSCC per verzendeenheid.
In tabel 1 lichten we de twee mogelijkheden toe aan de hand van een voorbeeld. In het voorbeeld gaan we uit van een levering van 48 artikelen A en 20 artikelen B op twee europallets. Op de eerste pallet staan 34 artikelen A, op de tweede pallet staan 14 artikelen A en 20 artikelen B.
Tabel 1 - Voorbeeld van verschillende structuuropties
| Optie | Soort | Toelichting | Uitwerking |
|---|---|---|---|
| EANNL 1 | Alleen artikelinformatie | Artikelinformatie in detail. Er wordt geen ladingdragerinformatie opgenomen. | Zending: 48 stuks <GTIN-A>20 stuks <GTIN-B> |
| EANNL 4 | Artikel- en ladingdragerinformatie per SSCC | Artikelinformatie en ladingdrager informatie per verzendeenheid SSCC. | Zending:<sscc1>- 1 europallet - 34 stuks <GTIN-A><sscc2>- 1 europallet - 14 stuks <GTIN-A>- 20 stuks <GTIN-B> |
Hoe gaat u om met de verschillende opties?
Doordat er verschillende mogelijkheden zijn, bestaat het risico dat er implementatieverschillen ontstaan tussen afnemer en leverancier. Bijvoorbeeld wanneer een afnemer de optie 'Alleen artikelinformatie' heeft ingebouwd en zijn leverancier de optie 'Artikel- en ladingdragerinformatie per SSCC'. Hiervoor geldt de volgende brancheafspraak: welke verzendstructuur (EANNL 1 en/of EANNL 4) gekozen wordt is een bilaterale afspraak tussen leverancier en afnemer.
Nesting
Een speciaal geval van EANNL 4: 'artikel- en ladingdragerinformatie per SSCC' treedt op bij mixed rolly's. Hierbij komen meerdere SSCC's voor per rolly. Er wordt dan gebruik gemaakt van een extra niveau om aan te geven welke SSCC's bij elkaar op één rolly staan. Dit noemt men "nesting".
1 Uitwisseling verzendgegevens
Onder verzending vallen de processen waarbinnen de leverancier en afnemer (vaak in samenwerking met logistieke dienstverleners) de levering, ontvangst en eigendomsoverdracht van goederen en emballage (o.a. pallets, kratten) aansturen. De bouw en installatiesector kent distributiecentrumleveringen (D.C. levering), filiaal- leveringen/rechtstreekse zending en crossdock-leveringen. Backhauling (afhaalorder) kan in alle genoemde scenario's voorkomen. Hieronder worden de scenario's kort beschreven. In alle onderstaande scenario's kunt u het verzendbericht gebruiken. Het verzendbericht wordt gebruikt voor het versturen van gegevens over de geleverde goederen tussen de leverende en de ontvangende partij.
1.1 Type leveringen
D.C. levering
Een D.C. levering is een distributiewijze waarbij de orders bij een zendende partij worden verzameld (bijvoorbeeld bij de fabrikant) en naar het distributiecentrum van een ontvangende partij (bijvoorbeeld de het D.C. van de groothandel) worden vervoerd om daar in opslag genomen te worden.
Rechtstreekse zending
Een rechtstreekse zending is een distributiewijze waarbij de leverancier rechtstreeks levert aan het filiaal van de afnemer; de goederen worden dus niet eerst verzameld op het distributiecentrum van de groothandel/importeur.
Crossdock-levering
Crossdocking is een distributiewijze waarbij de goederen in een crossdock (verdeel-/distributie) centrum worden ontvangen. Deze goederen worden echter niet in voorraad genomen, maar onmiddellijk gereed gemaakt voor verdere verzending. Crossdock-leveringen worden ook wel transitoleveringen genoemd. Bij crossdocking worden de orders bijvoorbeeld voor de filialen vooraf bij de leverende partij (bijvoorbeeld fabrikant, logistieke dienstverlener) verzameld en gegroepeerd per eindbestemming. Deze worden vervolgens naar het crossdock-centrum gereden om daar bij de vracht/zending voor de desbetreffende eindbestemming te worden gevoegd.
Backhauling/afhaalorder
Een backhaul-levering is een distributiewijze waarbij de orders bij een leverende partij worden verzameld en waarbij het transport door de ontvangende partij wordt geregeld of uitgevoerd. Na het ophalen van de goederen gaat men over tot een filiaallevering, DC-levering of een crossdock-levering. Backhauling herkent u in een bericht aan de indicatie backhauling. Deze indicatie geeft tevens aan dat een zending financieel als 'ex works/af fabriek' verwerkt moet worden.
2 Spelregels bij backhauling
- In geval van backhauling neemt u de indicatie ‘Backhauling' op in het verzendbericht. Zo weet de ontvangende partij dat hij het transport van de goederen moet uitvoeren;
- Bij backhauling vermeldt u het haaladres in het verzendbericht;
- Bij backhauling interpreteert u de afleverdatum/tijd als de datum/tijd waarop de ontvangende partij de goederen ophaalt bij het haaladres.
3 Spelregels bij crossdocking
Er worden drie verzendberichten verstuurd in geval van crossdocking:
- De leverancier verstuurt een verzendbericht naar de eindbestemming;
- De leverancier verstuurt een verzendbericht naar het crossdock-centrum;
- Vanuit het crossdock-centrum wordt een verzendbericht naar de eindbestemming verstuurd.
A. Leverancier naar eindbestemming
- U vermeldt de geleverde artikelen en de secundaire ladingdragers. Eventueel kunt u naast de GTIN aanvullende artikelgegevens vermelden, zoals: THT-datum, batchnummer;
- U vermeldt de primaire ladingdragers niet. Vooraf is namelijk niet bekend aan welke eindbestemming de primaire ladingdrager wordt geleverd;
- U neemt de GLN van de eindbestemming op in het verzendbericht;
- U vermeldt verplicht de afleverdatum/ tijd ‘eindbestemming’, de afleverdatum/tijd;
- ‘afleveradres’ is optioneel.
B. Leverancier naar crossdock-centrum
- U verstuurt het verzendbericht voor het crossdock-centrum voor één totale zending;
- De zending moet in één vrachtwagen vanaf één locatie aan één crossdock-centrum zijn uitgeleverd; in dit geval is de GLN van het afleveradres gelijk aan het crossdock-centrum;
- U neemt de GLN van de eindbestemming op in het verzendbericht;
- De zending kan meerdere verzendeenheden bevatten die voor verschillende eindbestemmingen bestemd zijn. De adrescodes van de eindbestemming geeft u in dit geval op het niveau van de verzendeenheid weer;
- U vermeldt de geleverde artikelen en de secundaire ladingdragers met indicatie;
- 'levering zonder eigendomsoverdracht'. De goederen en secundaire ladingdragers worden niet gefactureerd aan het crossdock-centrum;
- U vermeldt de primaire ladingdragers. De primaire ladingdragers worden wel gefactureerd aan het crossdock-centrum;
- U vermeldt verplicht de afleverdatum/ tijd ‘eindbestemming’. Wanneer er sprake is van meerdere eindbestemmingen, vermeldt u deze per verzendeenheid. De afleverdatum/tijd ‘afleveradres’ is optioneel.
C. Crossdock-centrum naar eindbestemming
- U vermeldt de geleverde artikelen en de secundaire ladingdragers met indicatie;
- 'levering zonder eigendomsoverdracht'. De goederen en secundaire ladingdragers worden niet gefactureerd door het crossdock-centrum;
- U vermeldt de primaire ladingdragers. De primaire ladingdragers worden wel gefactureerd door het crossdock-centrum;
- Het crossdock-centrum mag in één zending verschillende leveringen voor dezelfde eindbestemming combineren. Bijvoorbeeld goederen uit een crossdock-levering met goederen uit een DC- voorraad. In het verzendbericht krijgen dan de geleverde artikelen en de secundaire ladingdragers alleen voor het crossdock-gedeelte een indicatie 'levering zonder eigendomsoverdracht'. Homogene/heterogene ladingdragers
- Indien de gehele ladingdrager bestemd is voor dezelfde eindbestemming, kent u één SSCC toe, ongeacht of het om een homogene of heterogene ladingdrager gaat. De SSCC kent u bij crossdock-leveringen namelijk op eindbestemming niveau toe;
- Ook plaatst u de GLN van de eindbestemming op het GS1 label;
- Op deze manier is het voor de ontvangende partij mogelijk het crossdock-proces met behulp van scanning af te handelen.
Figuur 1 - Gebruik van SSCC in het verzendbericht (bron: www.gs1.nl)
Sandwich-pallets
Bij crossdocking wordt vaak gebruik gemaakt van sandwich-pallets om de goederen per eindbestemming te groeperen. Deze worden verder als losse homogene of heterogene ladingdragers behandeld, met een SSCC per laag in plaats van de hele pallet. Het is niet mogelijk uit het verzendbericht af te leiden dat deze lagen gestapeld zijn binnen één sandwichpallet. Sandwichpallets worden als losse homogene of heterogene ladingdragers behandeld. Het is dus niet mogelijk uit het verzendbericht af te leiden dat deze pallets gestapeld zijn.
4 Spelregels bij DC-levering
Homogene ladingdragers
- Op het label van een homogene ladingdrager brengt u minimaal een GTIN van de handelseenheid, de hoeveelheid en een SSCC aan;
- Als u vooraf geen verzendbericht verstuurt naar de afnemer, moet u op de labels die u op de ladingdrager aanbrengt in ieder geval de hoeveelheid, de THT of TGT-datum en het batch-/lotnummer aanbrengen;
- Op het label van een homogene ladingdrager die deel uitmaakt van een sandwichpallet moet u per laag minimaal een GTIN van de handelseenheid, hoeveelheid en de SSCC op het label plaatsen.
Heterogene ladingdragers
- Op het label van een heterogene ladingdrager brengt u alleen een SSCC aan. Door de verscheidenheid aan artikelen is het niet mogelijk om aanvullende productinformatie te vermelden.
5 Spelregels bij filiaallevering en rechtstreekse zending
Homogene/heterogene ladingdragers
- Bij filiaallevering wordt vaak gebruik gemaakt van heterogene pallets of rolcontainers. Hier volstaat één SSCC voor de hele ladingdrager;
- Op het label van de ladingdrager plaatst u minimaal een SSCC. Spelregels GS1-label en het verzendbericht
Het doel van een GS1 label is duidelijke en precieze informatie te verschaffen over de verzendeenheid (ladingdrager, fust) waarop het label bevestigd is, en de artikelen binnen deze verzendeenheid. Op het GS1 label wordt onder meer de SSCC opgenomen, welke ook in het verzendbericht is opgenomen.
Door het scannen van een (pallet)label (SSCC) in combinatie met het versturen van het verzendbericht kost het lossen van vrachtwagens veel minder tijd en is direct bekend wat er is geleverd. Het goederenontvangst-proces hiermee aanzienlijk sneller en betrouwbaarder verlopen.
Meer informatie over het gebruik van het palletlabel in combinatie met het GS1 label is via de website van GS1 Nederland beschikbaar.