Transactieberichten

  Versiebeheer

Datum	Versie	Door	Toelichting wijzigingen
1 juni 2018	1.0	Luuk d’Hooghe Herman Drenth Loïs Timmer	• Documentatie geüpdatet naar SALES005 • Documenten in nieuwe huisstijl gezet. • Afbeeldingen vernieuwd • Tabellen bijgewerkt • Samengevoegd Offerte en Offerteaanvraag met de andere transactieberichten • Toegevoegd afbeelding samenhang SALES Standaard • Verwijderd oude informatie omtrent SSCC, zie gs1.nl • Paragraaf 5.2 [RFC 2017/003] • Paragraaf 8.2 toelichting gebruik 380 credit factuur • [RFC 2017/021] • Paragraaf 8.4.3 en 8.4.4 opgesplitst, toelichting betalingskorting en kredietbeperking + rekenregels • Paragraaf 8.4.5 toepassing verleggingsregeling binnen de SALES Standaard uitgewerkt [RFC 2017/005] • Paragraaf 8.4.9 toegevoegd supplier /invoicer • [RFC 2017/026] • Paragraaf 8.4.5 toegevoegd btw informatie. [o.a.RFC2017/005]
1 september 2018	1.0	Luuk d’Hooghe Jos Hebing	• Proces en samenhang transactieberichten verduidelijken • Spelregels Orderbevestiging • Aanpassen Reviewpunten • Btw verlegd
1 december 2023	1.1	Herman Drenth	• Hoofdstuk 5 "Afroeporders" toegevoegd • Hoofdstuk 6 "Afroeporders" toegevoegd

1 Inleiding

Deze handleiding bevat de algemene spelregels voor bedrijven uit de bouw- en installatiesector die gestandaardiseerde en elektronische berichten willen uitwisselen. Het is een sectorspecifiek basisdocument per procesgebied (databerichten, transactieberichten en onderhoudsberichten) en bevat algemene informatie over elektronische communicatie en de gebruikersregels. In de bouw- en installatiesector wordt gebruik gemaakt van XML-berichten.

1.1 Wat is de relatie tussen transactieberichten binnen de SALES Standaard?

De transactieberichten worden schematisch weergegeven in de middelste kolom (blauw) in het onderstaande schema. De groene kolom geeft de databerichten weer en de oranje kolom de onderhoudsberichten. Vanuit het Offertebericht is er de mogelijkheid om een Opdrachtbericht te versturen. Uiteindelijk kan ook na het versturen van een Statusbericht de Factuur verstuurd worden. De relatie tussen de Databerichten en de Transactieberichten is ook aanwezig. Als de juiste informatie (data) aanwezig is, wordt er besteld middels het Orderbericht.

Figuur 1 - Ideale berichtenstroom SALES Standaard

1.2 Wat is het doel van dit document?

In dit document leest u welke overkoepelende afspraken zijn gemaakt binnen de branche over het gebruik van XML berichten. Dit procesmodel is bedoeld voor de transactieberichten (Offerte, offerteaanvraag, order, orderbevestiging, verzendbericht en factuur) en geeft een overzicht van de wijze waarop u de sector afspraken en ondersteunende standaards kunt implementeren.

1.3 Welke documenten maken deel uit van de gebruikersdocumentatie?

De gebruikersdocumentatie voor de databerichten bestaat uit twee documenten: een procesbeschrijving (dit document) van de databerichten en voor ieder bericht een technisch document met daarin:

• Functionele beschrijving waarin een overzicht van de gegevensgroepen en attributen voor een bericht is opgenomen;
• Technische beschrijving welke een vertaling is van de bovengenoemde functionele beschrijving naar het formaat SALES XML;
• Voorbeelden (XML-schema’s e.d.). De documentatie is met zorg samengesteld, mochten er onverhoopt toch fouten of onduidelijkheden in staan wordt u verzocht contact op te nemen met Ketenstandaard voor uitsluitsel. Gelieve niet zelf een interpretatie te maken, dit om dialecten van de standaard te voorkomen. De documentatie beschrijft het toepassingsgebied van de SALES Standaard. De structuur, inhoud en gebruikersregels worden toegelicht. Uiteindelijke SALES XML berichten moeten voldoen aan de beschreven eisen. Voor de daadwerkelijke uitwisseling van SALES berichten is een licentie vereist. Voor meer informatie en gebruikersvoorwaarden hierover, zie www.ketenstandaard.nl.

1.4 Samenstellers

Ketenstandaard Bouw en Installatie beheert de SALES Standaard en faciliteert SALES Commissies in de Bouw en Installatie. Bedrijven uit de sector zijn vertegenwoordigd binnen deze commissies, waarmee aansluiting op de informatiebehoefte van de sector gewaarborgd blijft. Voor vragen of opmerkingen over dit document kunt u contact opnemen met info@ketenstandaard.nl. Dit document wordt gezamenlijk onderhouden door Ketenstandaard Bouw en Installatie en GS1 Nederland.

2 Proces transactieberichten

Binnen dit proces kunnen gegevens met betrekking tot offertes, orders, verzending en facturen worden uitgewisseld. De berichten die daarmee worden verstuurd zijn de Offerteaanvraag, het Offertebericht, het Orderbericht, de Orderbevestiging, het Verzendbericht (pakbon) en de Factuur. Dit worden de transactieberichten genoemd. Hieronder worden de gegevens en de partijen die daarmee te maken hebben besproken.

2.1 Transactieberichten

Binnen het proces van het uitwisselen van transactieberichten voor de bouw- en installatiesector worden de volgende berichten ondersteund:

• Offerteaanvraag: de offerteaanvraag kan hiermee op gestructureerde wijze worden aangeboden aan de leverancier. Bij producten die geen vaste prijs kennen kan de offerteaanvraag worden gebruikt;
• Offertebericht: De offerte wordt gebruikt voor producten die geen vaste prijs kennen. De offerte kan worden bevestigd, waarmee de opdracht vast ligt;
• Orderbericht: Met het orderbericht plaatst de afnemer een bestelling bij de leverancier. In het orderbericht kunt u alle informatie vermelden die nodig is om goederen of diensten te bestellen;
• Orderbevestiging: Met de orderbevestiging geeft de leverancier aan wat hij daadwerkelijk gaat leveren. Uitgangspunt is dat de leverancier conform order levert en dit kan hij aangeven via de orderbevestiging. Orderbevestigingen kunnen meerdere malen verstuurd worden. Een ontvanger moet instaat zijn meerdere orderbevestigingen te verwerken;
• Verzendbericht (pakbon): Het verzendbericht wordt gebruikt voor het versturen van gegevens over de geleverde goederen tussen de leverende en de ontvangende partij;
• Factuur: Op basis van de geleverde goederen en de commerciële afspraken wordt door afnemer en leverancier het te betalen bedrag vastgesteld, en verstuurd met het factuurbericht.

We onderscheiden grofweg de volgende rollen:

Tabel 1 - Rol ketenpartijen met bijbehorende activiteiten

Ketenpartij	Activiteiten	Rol
Aannemer, installateur, groothandel	Offerteaanvraag versturen, bestellen en de betaling afronden	Afnemer
Fabrikant, groothandel	Offerte, bestelling bevestigen, waarna de levering plaatsvindt. Proces wordt afgerond middels de factuur.	Leverancier

Niet alleen de rol van de ketenpartij is van belang. De achterliggende systemen worden steeds belangrijker voor correcte data-uitwisseling via de SALES Standaard. Zo geeft het ERP (Enterprise Resource Planning) system organisaties de mogelijkheid om de transactieberichten uitwisseling te structureren en te automatiseren.

2.2 Samenhang transactieberichten

In dit hoofdstuk wordt de samenhang tussen de verschillende berichten besproken en welke sectorbrede afspraken zijn gemaakt.

2.2.1 Gebruik van GS1 codes

In het elektronisch berichtenverkeer wordt gebruik gemaakt van GS1 codes. Met het GS1 codesysteem kunt u artikelen, adressen en verzendeenheden voorzien van wereldwijd unieke identificatie.

• Aan elk product dat voor de eerste keer op de markt wordt gebracht wordt een eigen unieke GS1 artikelcode toegekend. De GS1 artikelcode wordt internationaal het Global Trade Item Number (GTIN) genoemd;
• Logistieke verzendeenheden codeert u met de zogenoemde GS1 verzendcode, oftewel de Serial Shipping Container Code (SSCC). Met deze code kunt u logistieke verzendeenheden, zoals pakketten, pallets en rolcontainers met goederen wereldwijd uniek identificere;
• Adressen en locaties (bijvoorbeeld een fysieke locatie zoals een distributiecentrum of een administratieve locatie) kunt u voorzien van een GS1 adrescode. Deze code wordt internationaal ook wel Global Location Number (afgekort GLN) genoemd.

2.3 Regels over de samenhang tussen de berichten

Bij het gebruik van transactieberichten gelden de volgende algemene spelregels:

• Er is een relatie tussen het orderbericht, het orderbevestigingsbericht, het verzendbericht en het factuurbericht;
• Eén order wordt bevestigd door één orderbevestiging;
• Eén orderbevestiging verwijst naar maximaal één order;
• Deze orderbevestiging kan worden gewijzigd door een nieuwe orderbevestiging;
• De meest recente orderbevestiging is leidend voor de levering, daarmee komt de vorige orderbevestiging te vervallen;
• Eén order of één orderbevestiging leidt tot één of meerdere verzendberichten;
• Eén verzendbericht verwijst naar maximaal één order;
• In één vrachtauto kan meer dan één zending aanwezig zijn, bijvoorbeeld omdat:
  • De artikelen afkomstig zijn van meerdere orders;
  • De artikelen afkomstig zijn van meerdere magazijnen;
  • De artikelen verschillende eindbestemmingen hebben (bij crossdocking).
• Elk verzendbericht leidt tot één factuur (verzamelfacturen zijn daarmee uitgesloten);
• Eén factuur verwijst naar maximaal één verzendbericht. Als dit niet mogelijk is omdat geen verzendbericht gebruikt is, wordt op kopniveau verwezen naar de order;
• Adressen die in de order worden gebruikt, moeten ook worden gebruikt in de orderbevestiging, het verzendbericht en de factuur. Hierbij geldt:
  • Bij een gewone levering is het afleveradres verplicht en bij backhauling is het haaladres verplicht;
  • In een factuur gelijk aan eerdere transactieberichten het factuuradres toevoegen;
  • Een correctiefactuur heeft dezelfde adressen als in de oorspronkelijke factuur.
• Een dag wordt binnen de standaard gedefinieerd als kalenderdag. 

Om aan te geven dat een factuur bijvoorbeeld betrekking heeft op een bepaalde order, zijn verwijzingen nodig. In onderstaande tabel zijn de verwijzingen tussen order, verzendbericht en factuur weergegeven:

Tabel 2 - Verwijzingen tussen order, orderbevestiging, verzendbericht en factuur

Bericht	Identificatie	Mogelijke referenties
Order	Ordernummer
Orderbevestiging	Orderbevestigingsnummer	Ordernummer
Verzendbericht	Verzendberichtnummer	Ordernummer, orderbevestigingsnummer
Factuur	Factuurnummer	Ordernummer (of opdrachtnummer) Verzendberichtnummer Factuurnummer (te corrigeren factuur)

2.4 Regels over referenties op kopniveau

Een bericht bestaat uit een algemeen gedeelte, meestal aangeduid met ‘kopniveau’, waarin gegevens die voor het gehele bericht gelden worden gespecificeerd. U kunt hierbij denken aan de GLN van de leverancier en de afnemer, het ordernummer en de aflevertijdstippen.

Uitgangspunten:

• Tussen de papieren pakbon en het verzendbericht bestaat een één-op-één relatie. Het verzendberichtnummer is gelijk aan het nummer op de pakbon;
• Tussen verzendbericht en factuur bestaat een één-op-één relatie. In de factuur wordt het (unieke) verzendberichtnummer vermeld;
• Voor correcte elektronische communicatie is het belangrijk dat de juiste adresinformatie wordt gebruikt. Voor de berichten order, orderbevestiging, verzendbericht en factuur geldt het volgende voor onderstaande adressen:
  • Afnemer: verplicht;
  • Leverancier: verplicht;
  • Afleveradres: verplicht;
  • Haaladres: verplicht bij backhauling;
  • Eindbestemming: verplicht bij crossdocking;
  • Factuuradres: verplicht in de factuur en het orderbericht, indien de ontvanger van de factuur afwijkt van het afleveradres.

2.5 Regels over referenties op regelniveau

Naast het kopniveau bestaat er een zogenaamd ‘regelniveau’ waarin de gegevens van een specifiek artikel en/of de verzendeenheid worden weergegeven. Een regel bevat de gegevens van één artikel en/of verzendeenheid, zoals de GTIN, de SSCC, geleverd aantal en houdbaarheidsdatum. Een bericht bevat vaak meerdere regels.

Uitgangspunten:

• Op regelniveau dient het regelnummer als het referentienummer tussen de verschillende berichten;
• Wanneer de leverancier artikelen van één orderregel op meerdere ladingdragers uitlevert en indien de leverancier de informatie per Serial Shipping Container Code (SSCC) vermeldt, leidt dit in het verzendbericht tot meerdere regels. Ook wanneer de leverancier van een artikel verschillende batchnummers of houdbaarheidsdatum verstuurt kan één orderregel leiden tot meerdere regels in het verzendbericht;
• Ketenstandaard adviseert om de volgorde van vermelding van de regels op de papieren pakbon (de vrachtbrief) en binnen het verzendbericht aan elkaar gelijk te houden.

In onderstaande figuur is voor één artikel aangegeven wat de relaties zijn tussen order-, verzendbericht- en factuurregels:

Figuur 2 - Relatie tussen order-, verzendbericht en factuurregels

In het factuurbericht worden de verzendregels uit het verzendbericht bij voorkeur weer samengevoegd, mits de prijs en/of de promotievariantcode gelijk is.

Tabel 3 - Voorbeeld samenvoegen verzendregels in factuurbericht

Bericht	Samenvoegen verzendregels
Order	10 stuks GTIN A
Orderbevestiging	10 stuks GTIN A
Verzendbericht	5 stuks GTIN A met batch 20090131 5 stuks GTIN A met batch 20090331
Factuur	10 stuks GTIN A