Conditiebericht

Versie: Procesbeschrijving SALES005 v1.0.1

Met het conditiebericht kunnen afnemer- of leverancierspecifieke afspraken verstuurd worden. Kortingen of toeslagen die in samenspraak overeengekomen zijn kunnen via dit bericht verstuurd worden zodat het artikelbericht algemeen van aard kan blijven. Het Conditiebericht verstuurt geen artikelspecifieke informatie maar richt zich op prijsinformatie. De prijsvorming met behulp van het conditiebericht kent overlapping en overeenkomsten met het toepassen van de kortingen zoals beschreven in paragraaf 6.1.

1 Algemene spelregels voor het conditiebericht

In het proces databerichten gelden de volgende algemene spelregels:

• Voordat de condities worden uitgewisseld, moeten relevante bedrijfs- en artikelgegevens zijn uitgewisseld;
• De artikelinformatie en de conditie-informatie kan los van elkaar (in de tijd) worden uitgewisseld. De volgorde waarin de informatie wordt verzonden is niet van belang, maar de informatie is alleen effectief als beide in het informatiesysteem aanwezig zijn;
• Bij een wijziging van de condities worden niet alleen de gewijzigde gegevens verstuurd, maar ook de ongewijzigde condities. Een complete set van condities wordt uitgewisseld omdat het assortiment vaak grote hoeveelheden artikelen betreft en het controleren zou veel tijd kosten. De complete set van condities vervangt dus de eerder verzonden set van condities;
• Bij afwezigheid van de GTIN is het verplicht de artikelcode van de leverancier te vermelden;
• Om het type conditie aan te geven in het conditiebericht, is het niet toegestaan andere codes te gebruiken dan de opgegeven codes BC (basisconditie), AC (actieconditie) en PC (projectconditie);
• Een artikel of kortingsgroep kan meerdere condities bevatten. Het is daarom van belang dat alle condities in het bericht worden weergegeven.

2 Condities

Het uitwisselen van condities oftewel klantspecifieke afspraken met handelspartners kan op basis van drie conditiesoorten:

• Basiscondities: basisafspraken over (netto)prijzen en kortingen met betrekking tot het assortiment. Deze condities bevatten in ieder geval een begindatum;
• Actiecondities: afspraken over (netto)prijzen en kortingen met betrekking tot het assortiment horend bij een actie. De actiecondities bestrijken een bepaalde periode, met een begin en een einddatum;
• Projectcondities: afspraken over (netto)prijzen en kortingen met betrekking tot het assortiment horend bij een bepaald project.

Deze basis-, actie- en projectcondities hebben betrekking op zowel individuele artikelen als kortingsgroepen.

2.1 Uitwisselen condities

In dit scenario worden de condities uitgewisseld tussen de leverancier en de afnemer. Het proces waarbij conditiegegevens worden uitgewisseld start zodra een eerste relatie ontstaat tussen leverancier en afnemer of wanneer er wijzigingen zijn ontstaan in de bestaande condities.

2.2 Stappenplan

Hieronder staat in welke volgorde u de verschillende stappen binnen dit scenario moet doorlopen:

• De leverancier stelt een bericht op met de condities waaronder hij de producten wil leveren aan een specifieke afnemer. Dit kunnen zowel basis-, actie- als projectcondities zijn;
• De leverancier verstuurt de verschillende condities in een conditiebericht via het door de partijen gebruikte transactieprotocol naar de betreffende afnemer;
• De afnemer ontvangt dit conditiebericht en verwerkt de condities. De import zorgt ervoor dat de condities automatisch worden ingelezen in zijn systeem;
• De afnemer is nu op de hoogte van de laatste versie van de gebruikte kortingen en prijzen.
• Vervolgens kan de afnemer de order(s) plaatsen bij de leverancier. Op basis van de condities en de geplaatste bestelling kan de afnemer de factuur vervolgens beter voorspellen.

De procesbeschrijving voor het gebruik van de order staat beschreven in het procesdocument over de transactieberichten.

3 Verwerkingsmethodiek

In de paragrafen hiervoor is benoemd dat de afnemer het conditiebericht ontvangt en de condities automatisch verwerkt in de administratie. In deze paragraaf wordt beschreven hoe deze verwerking moet worden uitgevoerd.
Om tot de juiste prijsvorming te komen moet het conditiebericht alle van toepassing zijnde condities per artikel, artikelgroep en/of afnemer bevatten. De verwerkingsmethodiek zorgt ervoor dat bij prijsvorming via het conditiebericht er geen condities uit het artikelbericht worden meegenomen in de prijsbepaling. Toeslagen kunnen niet in het conditiebericht worden opgenomen maar worden door middel van het artikelbericht bepaald en blijven dus geldend bij het gebruik van een conditiebericht.

Er zijn twee verwerkingsmethodieken:

• Een ‘batchgewijze’ methodiek waarbij integraal de juiste prijzen in de artikelgegevens worden verwerkt;
• Een 'real time' benadering waar de actuele prijs voor een artikel altijd direct wordt berekend wanneer deze wordt opgevraagd.

3.1 Bepaling te verwerken gegevens

De verwerking heeft als uitgangspunt dat vooraf van zowel de artikelgegevens als de condities alleen die gegevens worden gebruikt die op het gewenste moment van de prijsbepaling actueel zijn.

Dit betekent dat artikelgegevens moeten worden verwerkt die (indien van toepassing):

• Een actuele ingangsdatum catalogus hebben;
• Een actuele ingangsdatum contract hebben;
• Een actuele datum begin geldigheid hebben;
• Een actuele ingangsdatum prijsinformatie hebben;
• Een actuele ingangsdatum korting hebben;
• Een statuscode die niet gelijk is aan “vervallen”;
• Geen negatieve netto- of brutoprijs hebben.

Hetzelfde geldt voor de ontvangen condities. Ook daar worden (indien van toepassing) alleen de condities verwerkt waarvan:

• De verwerkingsdatum valt tussen of op de ontvangen datum begin geldigheid en de datum eind geldigheid;
• De waarde van de conditiekorting niet negatief is of meer dan 100.

3.2 Gebruik van data

• Elke conditie - ongeacht het type - heeft een begindatum. Indien een einddatum voor een conditiesoort bekend is, is het verplicht deze te vermelden. Is geen einddatum bekend, dan hoeft deze ook niet vermeld te worden;
• Een overlapping van datum met verschillende condities is toegestaan; een basisconditie en een actieconditie kunnen in de tijd een overlap hebben.

3.3 Gebruik van prijzen en kortingen

• Indien er geen gebruik wordt gemaakt van het gegeven percentage korting, dan is de prijswaarde een verplicht gegeven;
• Indien de nettoprijs niet vermeld is, dan is het vermelden van een procentuele korting verplicht;
• Als binnen één conditie zowel het nettobedrag als het percentage gevuld zijn, dan dient het percentage slechts ter informatie;
• Een procentuele korting kan maximaal drie keer per conditietype voorkomen;
• De vermelding van een korting-volgnummer is verplicht indien meerdere kortingspercentages worden aangegeven.

3.4 Verwerkingsmethodiek van prijsbepaling

Met de resterende artikelgegevens en condities kan per artikel de nettoprijs worden vastgesteld. Dat gaat met een prioriteit. In volgorde van de onderstaande prioritering wordt deze prijs bepaald. Als het gelukt is voor een conditieregel een nettoprijs uit te rekenen, dan wordt voor deze conditieregel niet meer geprobeerd een prijs vast te stellen op basis van een lagere prioriteit. Let op: toeslagen moeten nog apart in rekening worden gebracht.

Tabel 1 - Prijsbepaling volgens prioritering

Prioriteit	Nettoprijs wordt:
1	Nettoprijs artikel uit het conditiebericht De nettoprijs uit de condities indien een specifieke artikel met de artikelidentificatie kan worden vastgesteld.
2	Kortingspercentage artikel uit het conditiebericht Berekend met de korting uit de condities en de brutoprijs uit de artikelgegevens indien een specifiek artikel met de artikel identificatie kan worden vastgesteld. Als de brutoprijs uit de artikelgegevens niet is ingevuld, moet het artikel niet worden verwerkt. De bron van de artikelgegevens zal dan worden verzocht de correcte gegevens aan te leveren.
3	Kortingsgroep uit het conditiebericht Berekend met de korting uit de condities en de brutoprijs uit de artikelgegevens indien een specifiek artikel, of een groep van artikelen, met de artikelgroepering kan worden vastgesteld. Als de brutoprijs uit de artikelgegevens niet is ingevuld, moet het artikel niet worden verwerkt. De bron van de artikelgegevens zal dan worden verzocht de correcte gegevens aan te leveren.
4	Nettoprijs artikel uit artikelgegevens De nettoprijs uit de artikelgegevens, indien deze een waarde bevat die groter is, of gelijk is aan 0.
5	Brutoprijs artikel uit artikelgegevens De brutoprijs uit de artikelgegevens, indien deze een waarde bevat die groter is, of gelijk is aan 0. Deze wordt berekend met behulp van de relevante kortingen/toeslagen uit enkel het artikelbericht.
6	Prijs op aanvraag Voor de nog resterende artikelen wordt ervan uitgegaan dat de prijs alleen op aanvraag wordt verstrekt.

Signalering ongewenste prijsbepalingen Na bepaling van de nettoprijs, is het aan te bevelen een aantal controles uit te voeren op uitkomsten die mogelijk ongewenst zijn:

Ontbrekende kortingsgroepen

Er kunnen in de artikelgegevens kortingsgroepen voorkomen, die niet in de condities voorkomen. Voor de start van de verwerkingsmethodiek is het wenselijk een volledig conditiebericht op te vragen bij de leverancier van de artikelgegevens en het conditiebericht.

• Nettoprijs hoger dan brutoprijs
  Het kan zijn dat in de uitkomst van de bepaling van de nettoprijs, deze hoger is dan de brutoprijs uit de artikelgegevens. De bron van de artikelgegevens zal dan worden verzocht de correcte gegevens aan te leveren.
• Nettoprijs conditiebericht hoger dan nettoprijs artikelbericht
  Hierbij geldt dat de laagste nettoprijs is leidend is.

3.5 Werking wildcard codering kortingsgroep

In de codering van de kortingsgroep mag met een wildcard worden gewerkt. Bij de bepaling van de nettoprijs is het van belang hier juist mee om te gaan. Er geldt dat:

• Eerst wordt gerekend met de korting voor de volledige kortingsgroep van een artikel;
• Daarna met de korting voor de hoger liggende kortingsgroep met een wildcard. De kortingsgroep bij de artikelgegevens wordt hierbij herhalend met één karakter vanaf rechts ingekort en aangevuld met een wildcard.

In het onderstaande voorbeeld wordt dit principe weergegeven:

Tabel 2 - Codering van kortingsgroep

Conditiegegevens
Codering kortingsgroep	2001	200*	20*
Korting	50%	30%	20%

Tabel 3 - Codering van kortingsgroep

Artikelgegevens
Codering kortingsgroep	2001	2002	20012345	200	201	2012345	20
Korting	50%	30%	30%	30%	20%	20%	20%

Individuele artikelen en kortingsgroepen

• De condities hebben betrekking op individuele artikelen en kortingsgroepen;
• Indien een artikel tot een kortingsgroep behoort, is het verplicht de kortingsgroep te vermelden;
• Een artikel of kortingsgroep kan binnen meerdere typen condities vallen (bijvoorbeeld in een basisconditie en in een actieconditie).

4 Spelregels voor basiscondities

Spelregels voor basiscondities:

• Een staffel wordt alleen toegepast op artikelniveau; op één artikel specifiek en niet op kortingsgroep niveau;
• Een overlapping van datum binnen een basisconditie is toegestaan, mits een andere staffel ondergrens van kracht is;
• Bij een basisconditie wordt het aanbevolen de einddatum te vermelden indien deze bekend is;
• Het is niet toegestaan om voor hetzelfde tijdvak (periode begindatum - einddatum) twee verschillende prijzen met dezelfde staffel ondergrens te vermelden. Een artikel kan niet in eenzelfde tijdvak twee verschillende prijzen hebben in combinatie met dezelfde staffel ondergrens. Dan is het voor de afnemer niet duidelijk welke prijs gehanteerd wordt.

  Voorbeeld: Basiscondities

Door de leverancier zijn de volgende basiscondities vastgelegd voor artikel A:

Tabel 4 - Basisconditie I

Basisconditie I - Artikel A
Tijdvak:	1-1-2018 t/m 31-12-2018
Prijs:	80 euro

Tabel 5 - Basisconditie II

Basisconditie II - Artikel A
Tijdvak:	1-1-2018 t/m 31-12-2018
Prijs:	78 euro; bij staffel ondergrens 500

Tabel 6 - Basisconditie III

Basisconditie III - Artikel A
Tijdvak:	1-1-2018 t/m 31-12-2018
Prijs:	75 euro; bij staffel ondergrens 1500

Figuur 1 - Tijdvak

Het is echter niet toegestaan om voor hetzelfde tijdvak twee verschillende prijzen met dezelfde staffelondergrens te vermelden:

Figuur 2 - Tijdvak met twee verschillende prijzen met dezelfde staffelondergrens (rood is niet toegestaan)

5 Spelregels voor actiecondities

Spelregels voor actiecondities:

• Indien voor een artikel een actiekorting aanwezig is, maar ook nog een actiekorting aanwezig is voor een kortingsgroep waar het artikel toebehoort, dan geldt dat de conditie die de laagste prijs oplevert, voorgaat;
• Voor een actieconditie is het verplicht de einddatum te vermelden;
• Een overlapping van datum in de actieconditie is niet toegestaan. Twee actiecondities voor één artikel kunnen niet binnen eenzelfde tijdvak plaatsvinden;
• In eenzelfde tijdvak (periode begindatum-einddatum) mogen geen twee verschillende prijzen voorkomen als actieconditie. Ook de combinatie van prijs + kortingspercentage en kortingspercentage + kortingspercentage binnen eenzelfde tijdvak is niet toegestaan.
  

Voorbeeld: Actiecondities

Door de leverancier zijn de volgende basis- én actiecondities vastgelegd voor artikel A. In hetzelfde tijdvak bevinden zich twee verschillende condities; een overlapping van data behorende bij verschillende condities is toegestaan.

Tabel 7 - Actieconditie I

Basisconditie I - Artikel A
Tijdvak:	1-1-2018 t/m 31-12-2018
Prijs:	80 euro

Tabel 8 - Actieconditie II

Actieconditie I - Artikel A
Tijdvak:	1-4-2018 t/m 31-5-2018
Prijs:	75 euro

Tabel 9 - Actieconditie III

Actieconditie II - Artikel A
Tijdvak:	1-8-2018 t/m 30-9-2018
Prijs:	77 euro

Figuur 3 - Datum in actieconditie

Een overlapping van datum in de actieconditie is echter niet toegestaan:

Figuur 4 - Overlapping datum in actieconditie is niet toegestaan (rood is niet toegestaan)

6 Spelregels voor projectcondities

Spelregels voor projectcondities:

• Als een conditie een projectconditie (PC) betreft, dan is het verplicht het projectnummer te vermelden;
• Binnen één project is het niet toegestaan om meerdere condities op één tijdvak te plaatsen;
• Een artikel kan in meerdere projecten voorkomen met een andere prijs of korting binnen eenzelfde tijdvak;
• Een overlap in datum binnen één projectnummer is niet toegestaan. Binnen een projectnummer is het niet toegestaan om in eenzelfde tijdvak een andere conditie te hebben.

Voorbeeld: Projectcondities

Door de leverancier is voor artikel A een basisconditie vastgesteld voor een bepaald tijdvak. Tevens is voor project 25C een projectconditie vastgesteld voor hetzelfde artikel A.

Tabel 10 - : Basisconditie I

Basisconditie I - Artikel A
Tijdvak:	1-1-2018 t/m 31-12-2018
Prijs:	80 euro

Tabel 11 - Basisconditie I – Project 25C

Projectconditie I - Artikel A Project 25C
Tijdvak:	1-2-2018 t/m 30-4-2018
Korting:	10%

Tabel 12 - Basisconditie II – Project 25C

Projectconditie II - Artikel A Project 25C
Tijdvak:	1-10-2018 t/m 31-12-2018
Prijs:	77 euro

Door de leverancier zijn voor artikel A bij project HD9 de volgende basis- en projectcondities vastgelegd:

Tabel 13 - Basisconditie I

Basisconditie I - Artikel A
Tijdvak:	1-1-2018 t/m 31-12-2018
Prijs:	80 euro

Tabel 14 - Projectconditie – Project HD9

Projectconditie I - Artikel A Project HD9
Tijdvak:	1-2-2018 t/m 30-4-2018
Korting:	10%

Projectcondities zijn afspraken voor specifieke projecten; het kan dus voorkomen dat voor artikel A voor project 25C in tijdvak 1-2-2018 t/m 30-4-2018 een korting geldt van 10% en dat voor hetzelfde tijdvak voor project HD9 voor artikel A een prijs van 75 euro geldt.

Figuur 5 - Projectcondities zijn prijsafspraken voor specifieke projecten

Een overlap in datum binnen één projectnummer is niet toegestaan:

Figuur 6 - Een overlap in datum binnen een projectnummer is niet toegestaan (rood is niet toegestaan)